第一條 為加強會計檔案的科學管理，維護學院會計檔案信息資源的完整性與安全性，為學院實施各項工作決策服務，根據“會計法”和“檔案法”規定精神，結合本院實際，特製定本辦法。
第二條 會計檔案的組成
會計檔案是記錄和反映學院經濟業務的重要史料和證據，由會計憑證🚶🏻♂️➡️、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料組成⌛️，具體內容包括🛖🧘🏼♂️：
1. 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證👧、匯總憑證👨🚒、其它會計憑證📋。
2. 會計賬簿類🏌🏽♂️：總賬💽、明細賬、日記賬👏、輔助賬簿🦸🏼♀️、其它會計賬簿。
3. 財務報告類🗻：月度、季度🧑🏽⚕️、年度財務報告，包括會計報表🈳、附表、附註及文字說明，其它財務報告。
4. 其它類：銀行存款余額調節表👨🎨，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管請冊，會計檔案銷毀清冊及其它應當保存的會計核算專業資料。
第三條 會計檔案保管期限
會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。具體保管期限如下：
1.會計憑證：保管期限15年。
2.會計賬簿類◻️：現金賬👶🏼、銀行存款賬保管期限25年🦸🏽♂️，其它賬簿保管期限15年。
3.財務報告類💜：月季度報表保管期限5年，財務決算永久保存🐣。
4.其它類🪶：會計移交清冊保管期限15年🫄🏼，會計檔案保管請冊、會計檔案銷毀清冊永久保存，銀行對賬單保管期限3年。
第四條 會計檔案的立卷建檔
會計檔案應有專人保管，年度終結應按會計檔案的類別將其分別裝訂成冊後立卷建檔，並編製會計檔案保管清冊。立卷內容包括：檔案名稱、卷號、時間、保管年限、會計憑證及裝訂成冊後的起止憑證號碼等。
第五條 會計檔案的管理與查詢
1. 會計檔案的管理
(1) 會計檔案裝訂、立卷後應按會計檔案保管期限永久🫳🏿、長期🥯、短期的先後順序排列上架🍃，使其分類清楚，便於查找。
(2) 會計檔案須嚴格執行安全和保密製度🍋🟩，不得隨意堆放🔊，嚴防毀損🧑🏿🦲✪、散失和泄密🤽🏼♀️，如發生問題及時報告並采取補救措施📥。
(3) 庫房內應保持整潔🍪，禁止吸煙🌮。庫房須定期通風，定期更換防蟲🤵🏿♀️、防潮、防鼠藥品。
(4) 建立會計檔案材料登記和統計製定，做到家底清楚🫐。積極開發與利用會計檔案信息資源，為學院決策服務🧘🏻♂️。
2. 會計檔案的查詢規定
(1) 校內各單位及部門需用會計檔案，須經財務處負責人同意後辦理登記查詢手續。
(2) 外單位查閱本院會計檔案💢👨🏿🔬，須持單位正式介紹信並申明用途和查詢範圍🔈，經主管財務院長審核簽批後方可提供查詢服務。
(3) 會計檔案不得借出。如有特殊需要用於司法取證者，經經主管財務院長批準後🧑💼，方可提供查詢或復製，並辦理相關登記手續。查詢或復製時👜，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換🏟。
第六條 會計檔案的鑒定與銷毀
1. 會計檔案保管期滿後，由財務處和學校檔案室共同鑒定。符合會計檔案管理規定並保管期限已滿的👏🏼，由財務處提出銷毀意見，報院領導批準後實施銷毀。
2. 實施銷毀時，須事先編製會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號👩❤️💋👨、冊數、起止年度和檔案編號🚴🏽♀️、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
3. 銷毀時由財務處到有關部門辦理申請銷毀檔案手續，由學院檔案室和財務處共同派員送到指定地點監銷。
第七條 管理期限已滿但未結清債權債務的原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應將其單獨抽出立卷🧛，保管到未了事項完結為止。
第八條 會計核算實現電算化後，會計賬簿👨🍼、會計報表等仍應保存打印出的紙質會計檔案。
第九條 本辦法自公布之日起施行。
2003年1月